Excel管200个学员是什么体验
天津南开区大悦城附近有一家做音乐培训的机构，开了6年，学员常年维持在180到220人规模。学员管理全靠教务主管陈老师的一张大Excel表——报名信息、课程进度、缴费记录、考勤、续费提醒全在一张表上。陈老师的办公室抽屉里有12个档案盒，都是手写的报名表和缴费单。2019年暑假，一个家长打电话来说交了费但孩子没收到排课通知，陈老师翻了20分钟才在Excel表里找到问题——原来是把两个同姓学员的信息填混了。这件事直接促成了他们下决心做一套学员管理系统。这种管理方式在天津中小型教育机构里其实很普遍——不到50人的机构觉得Excel够用，大了以后换系统得扒一层皮。
系统搭建的四个模块
他们花了3个月、投入3.6万，搭建了一套基于微信小程序的学员管理系统。分四个模块：第一是学员档案——电子化报名表、自动生成学员ID、支持标签分类（新学员、活跃学员、沉睡学员、退费学员），彻底告别纸质档案盒。第二是课程管理——排课日历可视化，学员端可以看到自己的课程表，教务端可以一键调课和补课。天津河北区一家做舞蹈培训的机构用了类似的排课功能后，教务排课的耗时从每周平均7小时降到了不到2小时。第三是考勤和消课——老师端小程序签到，家长端实时收到上课通知，消课数据自动同步。第四是续费预警——系统根据消课进度在剩余3节课和1节课时分别自动推送续费提醒给家长和教务。这个功能上线后，续费率从67%提到了84%。
低成本的替代方案也不是没有
如果你的机构学员在50人以内、团队不到5个人，不一定非要定制系统。市面上有月费一两百的轻量级SaaS工具，基础功能齐全——学员信息管理、上课登记、课时统计、简单的续费提醒都能覆盖。缺点是不能深度定制、数据在别人服务器上。还有一个思路是用企业微信+腾讯文档搭建简易系统——企业微信做通知和沟通，在线文档做学员数据库，免费但效率低，适合正处于过渡阶段的机构。天津北辰区一家做书法培训的小机构，用这种方案撑了一年多，学员从30人涨到80人后感觉跟不上了，才正式换成了系统。